如何做好会议活动策划-凯发网

 　　2016年几乎是要接近年底，对于公司或是企业来说各种各样的会议也是络绎不绝的召开。说到会议策划很多朋友想到的到千篇一律的ppt，其实不然，一个好的好的会议策划，一定是对具体的执行方案有深入的思考，具有可行性;一定是在某些方面有突破，有新意、有创意才行。下文呢先知策划就来总结下如何做好会议活动策划?

　　一.如何做好会议活动策划

　　1.确定会议名称。

　　2.确定议题。

　　在会议过程中，会议的目标与任务必须落实到具体的会议议题上。议题是为目标和任务服务的，并为目标和任务所制约。有什么样的会议目标和任务，就会有什么样的会议议题。会议议题应当在会议召开之前与目标和任务一起确定。

　　单项议题的正式书面文件叫做议案。重要的会议，特别是法定会议，正式代表和法定机关提出的议题应当采用议案这一书面形式。议案必须经过一定的审查程序并获得通过才能成为会议的议题，列入会议的议程。一般法定性会议都规定有提交议题(议案)的截止时间，便于议案审查机构在有效期限内予以审查。在一定程度上说，会议的准备主要是议题的准备。

　　会议议题策划的要求如下：

　　①会议议题要服从会议目标;②处理好主题与议题的关系;③发现高效性的议题;④议题表述要准确;⑤议题要符合会议权限。

　　3.确定与会人员。

　　与会人员的确定是非常关键的，人数多了会给会议服务成本造成不必要的消费，少了又达不到会议服务效果。所以，在确定与会人员时，更重要的原则是选择适当的人。但是往往很难做到，因为总是有人觉得自己应该参加会议，但是却不能为会议有所贡献，或是从会议得到什么。

　　确定参加会议人选要先想想正在计划中的会议是属于哪一种类型。如果它是一个提供信息的会议，那么与会者应是那些需要知道这个会议所提供信息的人，如果这个会议是解决问题的会议，就需要那些可以提供知识经验的、影响会议决定的人，以及那些愿意为这个问题解决做出贡献的人来参加。

　　现代会议服务业中，邀请参会人员是非常重要的工作特别是在商业性会议中，因此对于选择邀请参会人员时，要考虑那些可以通过会议获得各方面益处的相关人员，当然在会议议题设置中应该考虑不同与会者对会议益处的预期。

　　需要特别留意的是，与会者人数不宜太多。理由有3个：

　　①会议的成本非常昂贵，因此没有必要出席或列席的人士，尽量不要让他们参加。

　　②会议人员越多，会议的效率可能越低会议控制越难。

　　③随着与会者人数的增加沟通将趋于困难。

　　4.确定时间地点。

　　5.会议期限。

　　6.日程安排。

　　7.确定会议通知内容。

　　8.会议通知跟进落实程序与要求。

　　9.会场布置要求。

　　二.会议活动策划的核心

　　所谓会议策划，它是一种资源的整合与配置过程，都是在控制会议风险的基础上，使会议效果更佳。要想会议开得好，风险控制早做到。大凡一场会议活动更可能出现的失误，在不同的会议阶段有不同的表现。比如：

　　1.会前准备：会议主题和日程及任务分配不明确，参会人员毫无针对性，参会人员也准备得不充分。

　　2. 会议开始：会议程序太过繁复冗长，主持人能力有限，主题变动随意，而且参会人员的层次参差不齐。

　　3.会议进行：会议讨论消极沉闷，甚至超出议题范围，会议过程拖沓，常常表现为议而不决。

　　4. 会议总结：会议效果不明显，工作安排没有针对性，也没有条理清晰的会议总结。

　　5.跟踪执行：经常是那完那了，根本没有及时有效的后续工作跟进和信息反馈。

　　会议本身是一个很重要的管理工具和手段，通过会议策划，可以很好地对会议中的各个细节严格把关。犹如项目管理一样，需要进行不断地监控、不断地调整、不断地跟进，以确保项目及时、出色地完成。比如会议准备方面的策划，涉及到会议目标的设立、与会者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议议程的拟定、会议通知的派发等等。

　　三.会议活动策划的技巧

　　更:大小要适中.会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,会场太小,人数过多,挤在一起,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好.所以,英国的首相丘吉尔曾说:"不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间."

　　:地点要合理.历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方.超过的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波.

　　第三:附属设施要齐全.会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为"上次会议是从这里开的,没出什么问题,"就草率地认为"这回也会同样顺利".否则,可能会造成损失.

　　第四:要有停车场.现代社会召集会议,"一双草鞋一把伞"赶来开会的人已经不多了.轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成.